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Briefe sind in der Regel summarisch verzeichnet, d. h., es werden Stückzahl, Blattumfang und Zeitraum einer Korrespondenz, gegebenenfalls auch Couverts und Überlieferungsformen, wie Konzepte oder Abschriften, angegeben sowie Beilagen genannt. Korrespondenzen aus den bedeutenden Nachlässen liegen zum Teil bereits zusätzlich in Einzelverzeichnung vor. Dabei werden das genaue Datum eines Briefes und seine Stelle in der jeweiligen Archivalieneinheit mitgeteilt, in vielen Fällen auch ein Druckort in einer anerkannten kritischen Briefausgabe.
In beiden Verzeichnungsarten kann wahlweise gesucht werden. Die Suche in der summarischen Verzeichnung führt in jedem Fall zu einem gesicherten Ergebnis, während die Einzelverzeichnung nur dort Treffer erzielt, wo vorhandene Korrespondenzen bereits einzeln verzeichnet worden sind.
Die Namen von Empfängern und Absendern können für die Suche wahlweise exakt eingegeben werden oder mit den Modalitäten "beginnt mit" und "enthält". Die Suche kann einzeln erfolgen, es besteht aber auch die Möglichkeit, nach einem Briefwechsel zwischen zwei Personen zu recherchieren. Einschränkungen der Recherche auf Bestände, Jahr, Empfangs- und Absendeorte, dies alles auch in Kombination, sind einstellbar. Die Suchergebnisse lassen sich unterschiedlich sortieren nach Signatur, Datierung, Empfänger und Absender.
Bei der Suche ist darauf zu achten, dass in der Schreibung von Vornamen C und K alternativ gebraucht sein können, z.B. Carl oder Karl.
Aufeinanderfolgende Einzelrecherchen werden aufgelistet und können bei Bedarf wiederholt werden (siehe "Suche wiederholen" am Ende der Suchmaske).
Nach Betätigen des Buttons "Suchen" erscheint eine nummerierte Trefferliste. Die Signaturen dienen als Link zur Vollanzeige. Durch Pfeile ist die Möglichkeit gegeben, die benachbarten vollangezeigten Treffer aufzurufen, ohne in die Übersichtsliste des Suchergebnisses zurückkehren müssen. Der genaue Ort im Gliederungssystem eines Bestandes ist orangefarben ausgewiesen.
Erfolgte eine Suche in der summarischen Verzeichnung, signalisiert die Sigle EVz neben der Signatur, dass darüber hinaus eine Einzelverzeichnung der Archivalieneinheit vorliegt. Bei der Suche in der Einzelverzeichnung ist die weitere Verfahrensweise dieselbe wie bei der Suche in der summarischen Verzeichnung. In der Vollanzeige der Signaturen der Einzelverzeichnung folgt auf die summarischen Angaben für die Archivalieneinheit die blattweise aufgelistete Einzelverzeichnung, wobei die Stelle des ausgewählten Briefes gelb unterlegt ist.
Beispiel
Suche nach einem Briefwechsel zwischen Johann Gottfried Herder und Johann Kaspar Lavater im Jahr 1776 in der Einzelverzeichnung, sortiert nach Datierung:
- Auswahl von "Suche in Einzelverzeichnung"
Sobald die Suchmaske zur Briefsuche über die linke Randleiste neu aufgerufen wird, ist diese Suche in der Liste der wiederholbaren Recherchen verfügbar.
In der Suchmaske zur summarischen Verzeichnung ist nur die Angabe eines Jahres möglich. Die Eingabe erfolgt als vierstellige Zahl, z.B. 1776.
In der Suchmaske zur Einzelverzeichnung können sich Datierungsangaben von der Angabe eines Jahres über die Angabe von Zeiträumen bis hin zur Angabe eines Tages erstrecken. Die Eingabe erfolgt in der Form jjjjmmtt, d.h. erst eine vierstellige Jahresangabe, gefolgt von einer zweistelligen Monatsangabe und einer zweistelligen Tagesangabe.
Beispiele
Suche nach Briefen
- vom 07.12.1776: Eingabe von 17761207 im Feld [von Datum] und im Feld [bis Datum]
- Eingabe von "herder, johann gottfried" im Feld [Empfänger]
- Eingabe von "lavater" im Feld [Absender]
- Auswahl von "beginnt mit" jeweils aus der Liste hinter den Eingabefeldern für Empfänger und Absender
- Auswahl von "Briefwechsel"
- Eingabe von "1776" in das Feld [von Datum]
- Eingabe von "1776" in das Feld [bis Datum]
- Auswahl von "Datierung" im Feld [Sortieren nach:], das zweite Sortierfeld bleibt leer
- Betätigen des Buttons "Suchen"
- im Jahr 1830: Eingabe von 1830 im Feld [von Datum] und im Feld [bis Datum]
- im Zeitraum August 1775 bis März 1776: Eingabe von 177508 im Feld [von Datum] und 177603 im Feld [bis Datum]